En ocasiones, conversando con nuestros clientes sobre nuestro Software de Gestión de Ideas, nos preguntan: Cuantas ideas debería generar un buen proceso de Mejora Continua (MC)? Respondemos que un proceso vigoroso puede generar una idea por empleado por mes. Nuestra respuesta normalmente sorprende a muchas organizaciones que están acostumbradas a recibir una cantidad diez veces menor.
En los años 90, mientras trabajaba en una subsidiaria de las mayores empresas suplidoras de la industria automotriz - con 10.000 empleados distribuidos en 3 plantas - nuestro Programa de Sugerencias de Empleados (PSE), heredado de uno de ‘Ford’, produjo una total de 2000 ideas….muy lejos de los 120.000 que un buen proceso pudo haber generado. (Aquí debo mencionar que la mayoría de las ideas fueron propuestas por equipos de 5 empleados).
Las 2000 ideas consumieron vastos recursos en actividades sin valor agregado. Cada idea se registraba en papel, un administrador la transcribía a una base de datos y se creaba un Archivo de Ideas. Este archivo circulaba por la organización entre los evaluadores, implementadores, y decisores. En muchas ocasiones permanecía “engavetado” en algún escritorio hasta que un administrador lo solicitaba, pues el autor de la idea quería saber su “status”. No era un panorama alentador, y se podría predecir caos si a este sistema se le llegara a retar con 120.000 ideas.
Lo que complicaba aun mas la situación era el hecho que solo un 20% de las ideas llegaban a implementarse, siendo una de las razones la carencia en la organización de una buena cultura de MC. Todas las ideas, sin importar cuan pequeñas o grandes, tenían que ser aprobadas previo a su implementación. La aprobación la daba un comité, formado de equipos de ingenieros y gerentes, que consumía interminables horas en juntas para decidir si una idea tenía méritos y a quiénes les delegarían su implementación. Nadie estaba muy feliz con este sistema, exceptuando un reducido grupo de empleados que lograron generar y promover alguna idea que había resultado en una mejora significativa ($50.000+) y merecer así los premios de varios miles de dólares.
En general el programa generó poca emoción entre los empleados y cultivó mediocridad. La torpeza del proceso asociado a este esquema de mejora se alimentaba a si misma….Las buenas ideas tomaban demasiado tiempo para implementarse, y muchas veces se rechazaban sin explicarle las razones a los autores, lo que redujo la participación así como la calidad de las ideas generadas. Si fue difícil para esta organización el manejo efectivo de 2000 ideas, cuan difícil seria el gestionamiento de 120.000?
Sin embargo, con tecnología moderna, el manejo de un Proceso de Mejora Continua no tiene que ser tan complicado. Un buen Sistema de Manejo de Ideas, basado en Internet, superaría la mayor parte de los obstáculos y subsanaría la torpeza del sistema manual. La información del proceso se hace accesible para todos, la circulación y enrutamiento automático de las ideas permite a los participantes estar informados en todo momento del progreso de las ideas a las cuales están asociados, y más aún, el sistema se encargaría oportunamente de enviar “recordatorios” a quienes estén “demorando” el proceso.
Los empleados podrían registrar sus ideas directamente en el sistema, a través de Internet sin requerir que un administrador lo transcriba. La delegación de la idea seria semi-automática. Al someterse la idea el sistema automáticamente la enruta al padrino de la idea. En lenguaje “Lean” este seria el “coach” o mentor. Este verifica el mérito de la idea y puede delegarlo a otros si lo requiere. Ya no circulan físicamente los archivos, pues toda la información relevante puede ser “subida” al sistema. Cada “folder” virtual puede ser delegada y revisado por los incumbentes en cualquier momento y cualquier lugar del mundo!
Volviendo a nuestras 120.000 ideas: La razón por la cual compañías como Toyota pueden lograr porcentajes de implementación superiores al 80% propuestas es porque la mayoría de las mejoras se implementan incluso antes de estar totalmente documentadas en el sistema. En una organización verdaderamente esbelta no hay necesidad de tener un comité que evalúe y de su veredicto en cada una de las 120.000 ideas.
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